Veelgestelde vragen

Algemeen

1. Wat doe ik als ik nog geen account heb voor de webapplicatie van de BaSO-fiche?
Mogelijk werkt je school niet met deze webapplicatie voor het maken van een BaSO-fiche. Vraag bij je ICT-coördinator of zorgleerkracht even na of jullie deze webapplicatie werken of niet. Zij zullen je waarschijnlijk ook een account kunnen aanmaken indien jullie met deze webapplicatie werken. Indien jullie nog niet met deze webapplicatie werken, maar wel interesse hebben kan je steeds contact opnemen met ons via het contactformulier op de website.

2. Wat doe ik als ik mijn wachtwoord kwijt ben?
Indien je niet meer kan aanmelden op de webapplicatie van de BaSO-fiche zijn er twee mogelijkheden om je wachtwoord te laten resetten:
  1. Je weet je gebruikersnaam nog van de webapplicatie en je hebt een mailadres ingesteld bij “Persoonlijke gegevens”:
    1. Surf naar de website (basofiche.be)
    2. Klik op “Aanmelden”
    3. Klik op “Wachtwoord vergeten?”
    4. Vul je Gebruikersnaam in die je gekregen hebt om aan te melden en je E-mailadres.
    5. Klik op “Verzenden”
    6. Je ontvangt hierna een mail met daarin een éénmalige resetlink voor je account. (Indien je deze mail niet ontvangt wil dit zeggen dat je gebruikersnaam of E-mailadres niet correct is, sla dan deze mogelijkheid over en ga naar puntje 2)
    7. Klik op de link in je mail en je de mogelijkheid krijgen om een nieuw wachtwoord in te stellen.
  2. Je weet je gebruikersnaam niet meer of hebt geen mailadres ingesteld bij “Persoonlijke gegevens”
    1. Vraag aan je beheerder van je school (ICT-coördinator of zorgleerkracht) om je wachtwoord te resetten en je gebruikersnaam door te geven.

Beheerder

1. Hoe voeg ik een nieuwe gebruiker aan de webapplicatie toe?
  1. Klik op “Beheer”
  2. Ga naar “Gebruikers”
  3. Klik op “Nieuwe gebruiker”
  4. Geef de gebruiker de juiste functie
  5. Geef de gebruiker een unieke gebruikersnaam
  6. Vul de voornaam en naam in van de gebruiker
  7. Voeg een E-mailadres toe zodat de gebruiker zelf zijn wachtwoord kan wijzigen wanneer deze zijn wachtwoord is vergeten
  8. Bezorg de gebruiker zijn wachtwoord en gebruikersnaam
  9. Klik op “Verzenden”

Tip: wanneer iemand niet meer voor uw school werkt kan u best de gebruiker verwijderen van de webapplicatie.


2. Hoe reset ik het wachtwoord van een gebruiker?
  1. Klik op “Beheer”
  2. Ga naar “Gebruikers”
  3. Klik op “Overzicht”
  4. Zoek de gebruiker waarvoor je het wachtwoord wil resetten
  5. Klik op “Wachtwoord resetten”
  6. Bezorg de gebruiker zijn nieuwe wachtwoord en gebruikersnaam
  7. Klik op “Verzenden”

3. Hoe voeg ik een nieuwe klas toe?
  1. Klik op “Beheer”
  2. Ga naar “Klassen”
  3. Klik op “Nieuwe klas”
  4. Vul een klascode en omschrijving in
  5. Vul de naam van de titularis van de klas in
  6. Kies het juiste schooljaar
  7. Klik op “Verzenden”
  8. U kan na verzenden direct de rechten op de klas goed zetten

    9. Tip: een klas dient elk jaar opnieuw aangemaakt te worden, klassen kunnen niet gerecupereerd worden van vorig schooljaar


4. Hoe geef ik gebruikers rechten op een klas?
  1. Klik op “Beheer”
  2. Ga naar “Klassen”
  3. Klik op “Overzicht”
  4. Zoek de klas waarvoor u de rechten wil instellen
  5. Klik op “Rechten toekennen”
  6. Vink de leerkrachten aan die rechten moeten krijgen op deze klas
  7. Klik op “Verzenden”

    8. Tip: indien iemand geen rechten meer nodig heeft op een klas, neem deze rechten dan af


5. Hoe voeg ik meerdere leerlingen tegelijk toe in verschillende klassen?
  1. Klik op “Beheer”
  2. Klik op “Importeren”
  3. Download het “Voorbeeld”
  4. Vul Naam, Voornaam, geslacht, geboortedatum, rijksregisternummer, klasid in
  5. Enkele tips:
    1. Zorg dat de geboortedatum een datumveld is, liefst dd/mm/jjjj
    2. Zorg dat het rijksregisternummer volledig blijft, indien het begint met een 0, neem je best een ‘ voor het nummer op
    3. Het klasid kan je terug vinden onder Beheer  Klassen  Overzicht
    4. Je kan meerdere klassen in 1 keer importeren, zorg wel dat het klasid overeenkomt met de klas waarin de leerlingen zitten
  6. Kies het bestand dat je net hebt ingevuld.
  7. Klik op “Verzenden”
  8. Je krijgt direct feedback of de gegevens van de leerling zijn geïmporteerd of niet

6. Wat doe ik met leerlingen die geen rijksregisternummer hebben?
Indien een leerling geen rijksregisternummer heeft, kan je via het contactformulier een berichtje sturen met daarin volgende gegevens:
  1. Naam
  2. Voornaam
  3. Geboortedatum
  4. Geslacht
  5. Naam van de school
  6. Naam of id van de klas
Iemand van KSLeuven zal zo snel mogelijk een fiche aanmaken voor deze leerling in de juiste klas.

Gebruikers

1. Hoe voeg ik een nieuwe leerling toe aan een klas?
  1. Klik op “BaSO-fiche”
  2. Zoek de juiste Klas
  3. Vul alle gegevens correct in
  4. Klik op “Verzenden”
  5. U kan indien gewenst direct aan de slag met de BaSO-fiche van deze leerling of kan voor dezelfde klas direct nog een nieuwe leerling toevoegen

    6. Tip: Indien u veel leerlingen moet toevoegen kan u aan uw beheerder vragen of hij alle leerlingen kan importeren.


2. Hoe pas ik een BaSO-fiche aan?
  1. Klik op “BaSO-fiche”
  2. Zoek de juiste Klas
  3. Klik op “Overzicht leerlingen”
  4. Zoek de juiste leerling
  5. Klik op “BaSO-fiche”
  6. Pas aan wat nodig is
  7. Vergeet niet onderaan op “Opslaan” te klikken wanneer u klaar bent

    8. Tip: Afhankelijk van wat u invult in de BaSO-fiche, kan het zijn dat er extra velden zichtbaar worden.


3.Hoe druk ik een BaSO-fiche af?
  1. Klik op “BaSO-fiche”
  2. Zoek de juiste Klas
  3. Klik op “Overzicht leerlingen”
  4. Zoek de juiste leerling
  5. Klik op “Afdrukken”
  6. Heb even geduld totdat de PDF is aangemaakt
  7. Open de PDF en druk deze af

    8. Tip: deze PDF wordt live aangemaakt, zo heb je steeds een laatste nieuwe versie van de ingevulde info, mogelijk moet je dus even geduld hebben als er veel verwerkt moet worden.